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Revue Horizons publics N°13

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Deuxième poste budgétaire de dépenses, les achats offrent un potentiel d’économies significatives pour toutes les structures publiques et parapubliques, qui doivent, plus que jamais, « faire mieux avec moins ».



Un contexte de restrictions budgétaire


Dans un contexte de fortes restrictions budgétaires et de recherches d’économies (baisse de 11 milliards des dotations entre 2015 et 2017 pour les collectivités), la maitrise des achats est devenue un nouveau cheval de bataille pour le secteur public. Ce levier d’action est soutenu par les plus hautes instances de l’état, à l’instar de la Cour des comptes, qui, dans son rapport sur les finances publiques locales d’octobre 2013, incitait les collectivités territoriales à s’engager dans « la recherche d’une politique d’achat plus efficiente ». Les charges de gestion courantes des collectivités s’élevaient en effet à 29,7 Md€ en 2012.



Les spécificités de l’achat public


Coutumiers d’une approche juridique et administrative des achats, les acteurs de la commande publique sont en effet peu familiarisés avec les méthodes d’acheteurs issues du « privé » visant à optimiser les besoins et réduire les dépenses. La « norme juridique » reste encore très prégnante, avec des procédures très formalisées et contrôlées par le juge administratif, européen et pénal. En outre, il existe également certains freins liés à « l’exemplarité » de l’achat public : développement durable, achats socialement responsables, soutien aux PME, à l’activité économique locale. Autant de contraintes qui ne se concilient pas toujours avec des objectifs de performance économique... Dans ce contexte, la fonction achats souffre, dans le secteur public, d’une faible reconnaissance et d’un moindre degré de professionnalisation.



Structurer et professionnaliser la fonction achats


Néanmoins, force est de constater qu’une transformation est engagée. La culture achats n’est plus étrangère aux structures publiques. Preuve en est, les masters spécialisés qui ont vu le jour ces dernières années (M2 Achats publics, Université Paris Sud). Certaines grandes collectivités comme la mairie de Bordeaux ou la région Centre ont déjà engagé ces changements et créé des Directions Achats bien structurées. D’autres, de taille moindre, ont été précurseurs à l’instar de la mairie de Lambersat, récompensée par le Trophée des achats de la CDAF dans la catégorie « Bonnes pratiques des achats publics » en 2012.


Accompagnée pendant plus de deux ans et demi par un AMO spécialisé dans les Achats publics, la commune a revu 34 marchés avec des économies de 15 % à la clé (soit 900k€).



Les acteurs publics s’imprègnent progressivement d’un vocabulaire nouveau : standardisation, challenge et redéfinition des besoins, relation fournisseur, négociation… et s’attachent à mettre en oeuvre une véritable « approche » méthodique des achats. Au coeur de cette démarche, une gestion en mode projet pilotée par un acheteur (interne ou externe) en partenariat avec la commande publique et les prescripteurs internes. Les relations avec les fournisseurs externes doivent également faire partie intégrante de la politique achats des structures publiques. « Le sourcing et le benchmark sont encore des pratiques trop peu développées dans les organisations publiques, constate éric Bompar, Directeur Achats chez CTR. Pourtant, ce travail en amont avec les fournisseurs donne de bons résultats tant sur le plan économique que qualitatif ». Ainsi, même si les réflexes achats se développent, les niveaux de maturité demeurent très variables d’une structure à l’autre.



Nomenclature


Il faut reconnaître que les acteurs publics, et plus particulièrement les collectivités, sont confrontés à des besoins extrêmement variés et parfois très spécifiques (pompes funèbres, munitions, végétaux et bulbes…).


La nomenclature CPV (Common Procurement Vocabulary) a été créée pour faciliter l’accès des opérateurs économiques aux marchés européens et simplifier la rédaction des avis de marché. Cette nomenclature permet de classifier les achats en familles et sous-familles jusqu’à un niveau de précision important.< /p>

Or, beaucoup d’organisations raisonnent encore uniquement sous l’angle de la nomenclature comptable. La création d’une nomenclature achats regroupant les dépenses éligibles par famille et segments homogènes (relevant du même fournisseur) est pourtant indispensable pour appréhender correctement ses achats.



Leviers d’actions


La cartographie des achats est une étape préalable pour analyser les grandes masses financières, identifier les achats « hors marché », les principaux fournisseurs et services « dépensiers ». « Ce diagnostic permet d’établir une stratégie opérationnelle et de traiter les marchés prioritaires, en termes de coûts et d’échéances, selon une méthodologie rigoureuse : analyse et ajustement des besoins, rédaction des DCE, analyse des offres, négociation dans la mesure du possible » explique Eric Bompar.


Le code des marchés constitue aussi un véritable outil de travail s’il est bien utilisé (mise au point d’accord cadre, durée des marché et clauses de reconduction, Mapa…). « Dans le jargon, on parle d’ « ingénierie des marchés » précise notre expert.



Les décideurs publics détiennent peut-être la clef de leur difficile équation budgétaire… Mais pour bénéficier de ce potentiel d’économies, les décideurs publics devront faire le choix de la professionnalisation des achats.

 

Les achats en 10 points clés
  1. Sourcing : Analyse du marché produits et fournisseurs
  2. Benchmark : Recherche des bonnes pratiques
  3. Anticipation : Préparer les marchés en amont
  4. Ingénierie des marchés : Exploitation optimale du code
  5. Brainstorming : Faire ressortir le meilleur des prescripteurs
  6. Challenge des besoins : Remise à plat de l’expression des besoins
  7. Mutualisation : Jouer sur les effets volumes
  8. Gestion dynamique : Rechercher la
    performance sur
    les marchés non clôturés
  9. Négociation : Optimiser les coûts et la qualité
  10. Mesure de la performance : S’assurer de la qualité rendue
« Le rôle de l’acheteur »
  • >
    Recense
    les besoins
  • >
    Facilite
    les relations entre la commande publique et les prescripteurs
  • >
    Connait
    le marché produit et fournisseur
  • >
    Promeut
    la RSE et des solutions innovantes
  • >
    Sécurise
    et
    optimise
    les approvisionnements
  • >
    Suit
    et
    mesure
    la performance Achats
  • >
    Raisonne
    en coût global
  • >
    Réduit
    les coûts d’achats
  • >
    Négocie
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